Toate casele de marcat folosite de firme in Romania urmeaza sa figureze intr-un registru national de evidenta, potrivit unui act normativ al Agentiei Nationale de Administrare Fiscala (ANAF), ce a aparut astazi in Monitorul Oficial. Practic, registrul va contine informatii despre producatorii, importatorii, distribuitorii si utilizatorii caselor de marcat, dar si despre aparate in sine, scopurile urmarite fiind reducerea evaziunii fiscale si simplificarea relatiei cu Fiscul. 

Prevederile sunt incluse in Ordinul ANAF nr. 4.156/2017 pentru aprobarea informatiilor continute in registrul national de evidenta a aparatelor de marcat electronice fiscale instalate in judete si in sectoarele municipiului Bucuresti, precum si metodologia si procedura de inregistrare a acestora. Documentul a aparut astazi in Monitorul Oficial si a intrat in vigoare la momentul publicarii sale. 

Registrul national prin care se va tine evidenta caselor de marcat din Romania va ajuta Fiscul la monitorizarea tuturor aparatelor respective. in acest sens, firmele vor fi obligate sa-si conecteze la internet casele de marcat, astfel incat datele fiscale sa ajunga direct la ANAF.

Concret, registrul national va cuprinde informatii despre producator, importator, firma ce achizitioneaza din Uniunea Europeana case de marcat, distribuitorul autorizat, unitatea acreditata pentru comercializare si/sau service, compania care primeste aparate de marcat. De asemenea, in registru vor figura datele persoanei care face inregistrari privind aparatele de marcat.

In cazurile de mai sus, in functie de situatie, autoritatile vor centraliza informatii precum codul de identificare fiscala, codul numeric personal, denumirea, prenumele si numele, calitatea, numarul si data autorizatiei de distributie, elementele pentru identificarea certificatului digital folosit la utilizarea registrului, datele de contact.

Totodata, registrul national va cuprinde informatii despre fiecare casa de marcat. Astfel, va fi vorba, in esenta, de numarul unic de identificare, elementele de identificare a certificatului digital instalat pe aparat, seria de fabricatie, adresa exacta la care se afla casa de marcat, starea aparatului (furat, distrus, fiscalizat/nefiscalizat etc.). in plus, Fiscul va trebui sa primeasca si informatii despre instalarea si interventiile facute la aparatele de marcat, conexiunea la internet a acestora si schimbarile intervenite in situatia lor.

Tinerea evidentei nationale a caselor de marcat va permite autoritatilor, potrivit referatului de aprobare care a insotit Ordinul ANAF nr. 4.156/2017 in forma sa de proiect, sa:

identifice in parte fiecare aparat de marcat electronic fiscal; 

identifice societatile ce functioneaza legal si livreaza bunuri cu amanuntul si/sau presteaza servicii direct catre cetateni; 

reduca posibilitatile folosirii aparatelor de marcat nefiscalizate si sa limiteze subdeclararea ori nedeclararea veniturilor firmelor; 

coreleze informatiile fiscale si cele legate de utilizarea aparatelor de marcat pentru a analiza conformarea societatilor si a preveni si a combate evaziunea fiscala; 

diminueze numarul de controale fiscale la contribuabilii onesti. 

In acelasi timp, reprezentantii ANAF au argumentat ca folosirea registrului national va aduce o simplificare a procedurilor administrative de instalare a caselor de marcat.

Inregistrarea aparatelor se face in doua etape

Casele de marcat trebuie inregistrate la autoritati atat inainte de punerea in functiune a registrului national, cat si dupa acest moment. Concret, pentru a inscrie aparatele se folosesc anumite cereri tipizate.

In cazul inscrierii inainte de operationalizarea registrului, „producatorul, importatorul, persoana juridica romana care achizitioneaza din statele membre ale Uniunii Europene aparate de marcat electronice fiscale, respectiv distribuitorul autorizat, inregistreaza informatii privind fiecare aparat de marcat electronic fiscal produs, importat sau achizitionat intracomunitar, fara exceptie”, scrie in ordinul ANAF, facandu-se referire la prima anexa a articolului de fata.

Dupa depunerea formularului, Fiscul emite un certificat prin care atribuie un numar unic de identificare aparatului de marcat. Apoi, numarul unic este comunicat utilizatorului, iar tehnicianul de service il inscrie in memoria fiscala a casei de marcat la momentul instalarii ei.

Referitor la distribuitorul autorizat sau unitatea service acreditata, acestia inregistreaza informatiile referitoare la instalarea caselor de marcat prin completarea anexei a doua a articolului. Ambele formulare trebuie completate in format PDF, cu fisier XML atasat, pentru unul sau mai multe aparate, si trebuie transmise online la Fisc.

In cazul inscrierii dupa operationalizarea registrului, producatorul, importatorul sau firma ce achizitioneaza din Uniune aparate de marcat completeaza direct in registrul national, pentru fiecare casa de marcat produsa, importata sau achizitionata intracomunitar, fara exceptie, anumite informatii. Mai precis, acestia completeaza cu date precum codul de identificare fiscala, calitatea, datele de contact si adresa exacta a acestuia.

Completarea registrului se face si de catre distribuitorul autorizat, care, ulterior inscrierii caselor de marcat, primeste un document electronic cu numerele unice de identificare. Totusi, entitatile ce gestioneaza intr-un fel sau altul casele de marcat au si alte obligatii de raportare in registrul national.

Potrivit celor mai recente modificari privind calendarul inlocuirii caselor de marcat cu jurnal tiparit cu casele de marcat cu jurnal electronic, de la 1 iunie 2018, marii contribuabili si contribuabilii mijlocii vor trebui sa foloseasca numai aparate de marcat cu jurnal electronic. De la 1 august 2018, obligatia se va aplica si contribuabililor mici.